Bagian 2
Kendala dan Tata Cara Pelaporan PDDIKTI
Ada beberapa hambatan yang menjadikan pelaporan PDDIKTI tidak berjalan sesuai harapan. Hal utama yang paling berpengaruh adalah format pelaporan PDDIKTI yang terus berubah dan bertambah. Misalnya pada awalnya data pelaporan mahasiswa yang diminta hanya data pokok, history pendidikan dan data kelulusan. Lalu kemudian dituntut data proses perkuliahan per semester.
Namun hal yang paling penting mengapa pelaporan PDDIKTI di terkendala adalah sebagai berikut :
- Belum terciptanya budaya akademik yang baik dikarenakan pedoman akademik belum tersosialisasikan dengan baik terhadap seluruh pimpinan, dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan yang terkait proses akademik sehingga banyak aturan – aturan yang belum dijalankan dengan baik sehingga menyulitkan pelaporan PDDIKTI, misalnya aturan pengisian KRS yang harus dilakukan mahasiswa setiap semester, aturan cuti kuliah yang belum dijalankan dengan baik, sehingga banyak mahasiswa yang statusnya tidak jelas karena tidak melakukan pembayaran/registrasi selama beberapa semester. Hal – hal tersebut diatas bisa menghambat pelaporan, karena pelaporan harus dilakukan secara manual satu persatu jika mahasiswa tidak heregistrasi atau tidak KRS.
- Masih kurangnya kepedulian dan tanggung jawab dari semua sivitas akademika, hal ini mungkin terjadi karena kurang tersosialisasikan dengan baik tentang pentingnya pelaporan PDDIKTI atau kurang nya perhatian terhadap pelaporan PDDIKTI. Dan hanya beraksi jika terjadi masalah yang timbul tanpa membuat perencanaan tentang pengelolaan pelaporan PDDIKTI.
- Aplikasi PDDIKTI yang terus berkembang yang menuntut lebih banyak data dan aturan –aturan yang semakin ketat sedangkan system informasi akademik lambat untuk merespon perubahan tersebut.
- Banyak dosen Luar Biasa yang belum mempunyai nomor registrasi dosen (NIDN NIDK/NUP), sehingga pelaporan dosen ajar persemester tidak bisa dilaporkan dengan lengkap, hal ini akan merugikan pada akreditasi prodi/AIPT karena jumlah rasio dosen dengan mahasiswa menjadi buruk. Hal ini terjadi karena proses perekrutan dosen LB belum dilakukan dengan baik.
Tata Cara Pelaporan PDDIKTI
Pelaporan PDDIKTI yang dilakukan setiap semester baru bisa dilakukan dengan baik sejak Tahun 2020, bisa dilihat dari rekap presentase pelaporan PDDIKTI bahwa hutang pelaporan ada pada semester 2016 ganjil sampai dengan 2019 genap, kecuali untuk prodi – prodi S2 yang pada periode 2020 ganjil sampai dengan 2021 ganjil pun masih ada hutang pelaporan. Data Pelaporan per semester meliputi data mahasiswa baru, data proses perkuliahan per semester, data kelulusan/DO dll) dengan menggunakan bantuan aplikasi web service Feeder Importer. Yaitu dengan cara mengunduh data – data yang diperlukan dari Smart Campus, kemudian datanya disesuaikan dengan template yang ada di Feeder Importer. Setelah itu data diproses dan masuk ke Feeder PDDIKTI (sekarang Neo Feeder PDDIKTI), kemudian dilakukan proses sinkronisasi ke PDDIKTI.
Proses pelaporan data mahasiswa baru relative lebih mudah karena sebagian besar telah ada di Smart campus, progresnya hampir mencapai 98 %. Biasanya hanya terkendala sedikit data mahasiswa yang tidak input/salah input data pokok utama untuk PDDIKTI yaitu tanggal lahir, tempat lahir, ibu kandung, yang jika asal input harus melakukan pengajuan Perbaikan Data Mahasiswa (PDM) yang memakan waktu lama.
Pelaporan Kelulusan berkoordinasi dengan dari Akademik terkait data Penomoran Ijazah Nasional (PIN) dan SK Yudisium. Begitupun dengan pelaporan DO dan mutasi mahasiswa hanya dilakukan dengan dasar SK nya. Dalam pen DO an mahasiswa yang menjadi kendala adalah SK DO terbit sangat terlambat, karena banyak mahasiswa yang tidak aktif/tidak membayar sudah lebih dari 2 semester atau bahkan tidak aktif dari semester awal baru terbitkan SK DO nya pada 4 atau 5 semester berikutnya. Hal ini karena proses pengawasan dosen pembimbing/ketua jurusan/staf jurusan tidak dilakukan setiap semester, sehingga tidak diketahui mahasiswa mahasiswa yang harus ditindaklanjuti statusnya. Ini juga membuat proses pelaporan persemester menjadi panjang dan lama, karena setiap semester yang ada mahasiswa tersebut tidak ada aktiftas sampai muncul SK DO harus dilaporkan dengan cara manual (walaupun hanya AKM nya saja).
Sebagaimana disinggung sebelumnya bahwa pelaporan perkuliahan setiap mahasiswa dilakukan tiap semester sampai yang bersangkutan lulus. Data – data yang dilaporkan meliputi :
- Kelas Perkuliahan, field yang penting dari template Kelas Perkuliahan adalah Kode Mata Kuliah dan Nama Mata Kuliah, dikarenakan banyak Mata Kuliah (periode 20161 sampai denagn 2019 genap) yang belum diinputkan di Feeder, maka proses pengiriman banyak yang gagal, sehingga harus menginputkan Kode MK dan Nama MK terlebih dahulu.
- KRS Mahasiswa, Jika seluruh mahasiswa aktif (melakukan pembayaran) melakukan KRS maka akan proses pelaporan akan cepat, karena data hasil unduhan dari Smart Campus hanya mahasiswa yang melakukan KRS saja. tetapi sampai dengan sekarang masih banyak mahasiswa yang sedang menyelesaikan skripsi yang tidak melakukan KRS. Sehingga harus menginput satu persatu manual di Feeder PDDIKTI.
- Nilai Mahasiswa, data unduhan nilai dari Smart Campus biasanya harus dibereskan terlebih dahulu karena banyak nilai yang tidak sesuai format template yaitu 2 digit dibelakang koma, banyak juga nilai yang formatnya ribuan, sedangkan maksimal nilai adalah 100.
- Aktifitas Kuliah Mahasiswa, field – fieldnya adalah IP Semester, SKS Semester, IP Kumulatif dan SKS Kumulatif. Biasanya akan gagal terkirim jika ada perbedaan jumlah sks semester karena bentrok kode MK yang berbeda jumlah SKS nya sehingga harus perbaiki di Mata Kuliah dan Kurikulumnya.
Demikian sekilas tentang PDDIKTI bagian 2 ini, yang sudah mengupas tentang kendala dan tata cara pelaporan PDDIKTI dan data apa saja yang dilaporkan, mudah-mudahan bisa sedikit memperoleh gambaran tentang PDDIKTI dan problematikanya..